Quinn Mail: koppelen, taken aanmaken en reply
Beschikbaar in: eBlinqx niet in eBlinqx Connect
Voor de complete dossiervorming is het fijn dat de e-mail aan het dossier is gekoppeld. In eBlinqx zijn er verschillende mogelijkheden om de e-mail (automatisch) aan het dossier te koppelen onder andere door middel van AI. Ook kunnen er taken gemakkelijk (automatisch) aangemaakt worden en een reply op de e-mail worden gegenereerd. Hieronder lees je meer over de functionaliteit.
Inrichten Quinn Mail
Let op: op dit moment is Quinn Mail nog in pilot. Wil je hiervoor aanmelden vul dan dit formulier in. Heb je er vragen over? Stuur dan een e-mail naar quinnmail@blinqx.tech.
Om gebruik te kunnen maken van Quinn AI moeten er aparte settings aangezet worden voor zowel het koppelen, taken aanmaken als reply kunnen maken. Staan de setting voor taken aanmaken aan dan kan je per e-mailbox aangeven of er automatisch taken aangemaakt moeten worden. Verder in dit artikel lees je hierover meer.
E-mail automatisch koppelen met AI
Bij de automatische toewijzing door middel van AI kijken we niet langer alleen naar het onderwerp (bijvoorbeeld met #D) of het unieke e-mailadres. Met behulp van AI wordt nu ook de inhoud van de e-mail geanalyseerd om te bepalen of deze aan het dossier of product kan worden gekoppeld. Hierdoor worden e-mails sneller bij de juiste producten en/of schademeldingen ondergebracht. Daarnaast worden e-mails van bijvoorbeeld geldverstrekkers en notarissen voortaan automatisch aan het juiste dossier of product toegekend.
Als jijzelf de e-mail handmatig koppelt, voordat AI dit kan doen, dan wordt deze handmatige koppeling niet overruled door AI.
Instellen automatisch koppelen met AI
Setting
Voor jouw omgeving moet het ingesteld staan dat e-mails door middel van AI gekoppeld mogen worden. Deze setting kan je niet zelf instellen, dit moet door ons aangezet worden.
Instellen in de e-mailmanager
In de e-mailmanager kan je per e-mailbox instellen of er door middel van AI gekoppeld mag worden. Zo kan je zelf de keuze maken voor welke e-mailboxen je dit wil inschakelen en voor welke niet. Je gaat hiervoor naar de e-mailmanager en je kiest voor de betreffende mailbox. Onder 'Email automatisch koppelen aan dossier' staat 'Automatisch koppelen obv AI'. Hier kan je keuze maken voor 'Ja' of 'Nee' om vervolgens de wijziging op te slaan.
Koppelen op basis van deze gegevens
Wanneer de e-mail binnenkomt wordt er eerst gekeken of de e-mail gekoppeld kan worden aan de hand van kenmerken in het onderwerp, het unieke e-mailadres en gegevens die onder water worden meegestuurd. Lukt het op deze manier om te koppelen aan het dossier, maar bijvoorbeeld niet aan het product of schademelding dan wordt AI gebruikt om te kijken of we ook op dit niveau kunnen koppelen. Lukt het op de eerste manier niet om de e-mail aan het dossier te koppelen dan wordt er AI gebruikt om de e-mail aan het dossier te koppelen en eventueel aan een product of schademelding. Bij het koppelen door middel van AI wordt er naar de inhoud van de e-mail en naar de volgende gegevens gekeken:
- persoonsgegevens
- organisatiegegevens
- Dossiernummer
- Productnummer = pakket-/polisnummer, contractnummer of hypotheeknummer
- Objectinformatie = kenteken, (onderpand- of risico)adres
- Schadenummer = intern- of extern schadenummer
- Factuurnummer
Status koppelen e-mail
Per e-mail wordt er aangegeven wat de status is van het automatisch koppelen door middel van AI. Zo kan je zien of de e-mail nog wordt geanalyseerd, is gekoppeld of het koppelen niet is gelukt. Ook kan je beoordelen of de matching correct is gegaan of niet. Dit middels een duimpje omlaag of omhoog. De status kan je zien in werkbalk van de e-mails en in de e-mailmodule bij de e-mail. De icoontjes in de lijstweergave van de e-mail wijken iets af dan de iconen in werkbalk. De kleur van de status komt wel overeen in beide iconen.
Bezig met koppelen
Wanneer AI nog bezig is met analyseren en koppen van de e-mail dan staat er bij de e-mail een oranje draaiend icoon. Het draait rond totdat het is gelukt om te koppelen.
E-mail is gekoppeld en match beoordelen
Als de e-mail door middel van AI is gekoppeld dan staat er een blauw icoon met AI.
Na koppelen kan je beoordelen of de matching correct is gegaan of niet. Dit door te klikken op het icoon. Je krijgt dan een duimpje omhoog en een duimpje omlaag te zien. Op één van de twee kan je klikken.
Als je met het duimpje omlaag aangeeft dat het niet goed gekoppeld is dan opent de pop-up van handmatig koppelen. Je kan een e-mail maar één keer beoordelen. Via het AI-icoon kan je zien hoe de matching is beoordeeld.
Niet gelukt om te koppelen
Indien het niet gelukt is om de e-mail te koppelen met AI dan staat er een rood icoon met daarin AI achter de e-mail. Deze kan je niet beoordelen. Je kunt de e-mail natuurlijk wel handmatig koppelen.
Handmatig koppelen met AI
De e-mails kunnen handmatig met AI worden gekoppeld in de volgende situaties:
- Alle e-mails die voor de release, waarin koppelen met AI is live gezet, binnengekomen zijn kunnen handmatig met AI worden gekoppeld
- De e-mail is gekoppeld aan het dossier, maar niet op een niveau dieper bijvoorbeeld aan een schademelding of product
Het handmatig koppelen kan gedaan worden door te klikken op de knop AI met daarbij een loepicoon.
Let op: is het niet gelukt om de e-mail automatisch te koppelen door middel van AI dan wordt dit icoon niet getoond.
E-mail verkeerd gekoppeld
Het kan zijn dat de e-mail niet aan het juiste dossier en/of product wordt gekoppeld. Je kan dan op het AI-icoon klikken om vervolgens de match als fout te beoordelen. Dan wordt het scherm geopend waarin je de e-mail kan koppelen aan het juiste dossier. Je kunt ook op vanuit de e-mail zelf deze loskoppelen of herkoppelen.
Vertrouwelijke e-mails uitsluiten voor koppelen op basis van AI
Er zijn maatregelen doorgevoerd om te voorkomen dat e-mails met vertrouwelijke informatie op basis van AI worden gekoppeld aan dossiers en in te zien zijn door niet bevoegde medewerkers. De volgende maatregelen zijn gedaan:
- E-mails die als vertrouwelijk zijn aangemerkt worden niet meer naar AI gestuurd. Deze worden niet gekoppeld op basis van AI en de mailinhoud gaat niet door de AI-verwerker. E-mails worden als vertrouwelijke aangemerkt als deze binnenkomen in e-mailboxen of bij e-mailadressen die aangemerkt zijn als vertrouwelijk (e-mails verbergen voor anderen)
- Draagt AI een dossier aan waarin een persoon voorkomt die ook gebruiker van eBlinqx is dan wordt de e-mail niet gekoppeld aan dit dossier. Dit geldt ook voor niet actieve en geblokkeerde gebruikers en voor elk dossiertype. Let op: onder deze persoon moet ook het gebruikersaccount gekoppeld zijn om deze link te kunnen leggen. De inhoud is in deze situatie wel door de AI-verwerker gegaan.
- Als het aangedragen dossier een personeelsdossier is dan wordt deze niet gekoppeld aan dit dossier. De inhoud is in deze situatie wel door de AI-verwerker gegaan
Bij aanpassing 2 en 3 blijft de e-mail niet gekoppeld in de mailbox staan met de status 'niet gelukt'. Ten slotte kan je ook het automatisch koppelen op basis van AI voor de gewenste mailbox, bijvoorbeeld de e-mailbox van HR, op 'Nee' zetten om zo te voorkomen dat de e-mails worden gekoppeld en door de AI-verwerker gaan.
Taken aanmaken op basis van AI
Naast het automatisch koppelen van de e-mail, worden ook de mogelijke actiepunten uit de e-mail gehaald en in één taak gezet. Dit kan zowel automatisch als handmatig gestart worden. Hiervoor moet wel een setting in jouw omgeving aanstaan. Dit kan je niet zelf aanzetten, deze moet door ons worden aangezet.
Automatisch
Voorwaarden
De taken worden automatisch aangemaakt als:
- de setting aanstaat
- in de e-mailmanager bij de betreffende e-mailbox 'Automatisch taken aanmaken' op 'Ja' staat
- De e-mail minstens is gekoppeld aan een dossier met daarin een behandelaar van het dossier (dit mag ook een product of schademelding zijn met daarin een behandelaar)
Verantwoordelijke van de taak
Om de verantwoordelijke te bepalen wordt er gekeken op welk niveau de e-mail is gekoppeld en de taak wordt aangemaakt, namelijk:
- Gekoppeld aan dossier: de verantwoordelijke is de financieel adviseur die staat ingesteld onder Partijen & objecten. Is deze niet ingesteld dan zal er geen automatische taak worden aangemaakt
- Gekoppeld aan een product: de behandelaar uit het product is de verantwoordelijke
- Gekoppeld aan schademelding: de schadebehandelaar uit de schademelding is de verantwoordelijke.
Uitgeschakeld voor
De automatische taken worden niet aangemaakt bij:
- Afgeschermde e-mails
- E-mails gekoppeld aan een vragenbox
- E-mails in de SPAM map
- Uitgaande mails
Handmatig
Wordt er niet voldaan aan bovenstaande eisen dan is het mogelijk om handmatig een taak aan te maken vanuit de e-mail. Hierin zijn twee opties mogelijk, namelijk:
Vanuit het blok Taak aanmaken op basis van AI
Staat de setting aan, maar automatisch taak aanmaken voor deze mailbox uit dan komt boven de binnengekomen e-mail een blok Taak aanmaken op basis van AI te staan. Hierin staan de actie(s), de verantwoordelijke en de startdatum. Om de verantwoordelijke te prefillen wordt er gekeken op welk niveau de e-mail is gekoppeld en de taak wordt aangemaakt, namelijk:
- Gekoppeld aan dossier: de verantwoordelijke is de financieel adviseur die staat ingesteld onder Partijen & objecten. Is deze niet ingesteld dan zal er geen automatische taak worden aangemaakt
- Gekoppeld aan een product: de behandelaar uit het product is de verantwoordelijke
- Gekoppeld aan schademelding: de schadebehandelaar uit de schademelding is de verantwoordelijke.
Middels de knop 'Taak aanmaken' kan je de taak daadwerkelijk aanmaken. Middels het pijltje daarnaast kan je ervoor kiezen voor 'Taak niet aanmaken en verbergen'. De taak zal dan niet aangemaakt worden en het blok zal dan verdwijnen. Wil je alsnog een taak door middel van AI aan laten maken dan kan je de optie hieronder gebruiken.
Blok taak aanmaken op basis van AI inklappen of wegklikken
Het is mogelijk om het blok taak aanmaken op basis van AI in te klappen of weg te klikken. Dit middels de knop 'Inklappen' en het rode kruisje. Het ingeklapte blok kan je indien gewenst weer uitklappen.
Vanuit icoon taak aanmaken
Het kan zijn dat je bij via het blok 'Taak aanmaken op basis van AI' hebt gekozen om de taak niet aan te maken en te verbergen, maar dat je alsnog een taak wilt laten aanmaken door AI. Je kunt dan vanuit de e-mail via het icoon taak aanmaken dit opnieuw starten. Je kunt klikken op het pijltje en dan kiezen voor 'Taken aanmaken op basis van AI'. Deze optie is ook beschikbaar bij e-mails die zijn binnengekomen, voordat de setting hiervoor aanstond.
Mail reply genereren met AI
Voor deze functie moet er een setting aanstaan. Deze setting kan je niet zelf aanzetten en moet door ons aangezet worden.
Via AI-reply genereren kan je gemakkelijk e-mails laten opstellen, zodat jij sneller jouw klanten kan beantwoorden. Wanneer je een e-mail beantwoord staan daar de knoppen 'AI-reply genereren' en 'Tekst verbeteren met AI'.
Klik je op 'AI-reply genereren' dan kan je een instructie meegeven, bijvoorbeeld dat het in formele taal geschreven moeten worden.
Vervolgens wordt aan de hand van de context (het dossier, binnengekomen e-mail) en de instructie een concept-mail aangemaakt. Deze kan je aanpassen, voordat je de e-mail verzendt.
Tijdens het opstellen van de e-mail is het mogelijk om tekst te selecteren en vervolgens te klikken op de knop 'Tekst verbeteren met AI'. De tekst wordt dan aangepast door AI.
Vanuit taken direct de e-mail beantwoorden
Bij taken die door middel van AI zijn aangemaakt is het mogelijk om direct vanuit het takenoverzicht een reply te sturen. In het takenoverzicht staat bij deze taken een nieuw icoon. Als je hierop klikt dan open je een pop-up waarin je de e-mail kunt opstellen en versturen.
Dossierhistorie
In de dossierhistorie van het klantdossier kan je terugzien of er middels AI e-mail is gekoppeld.