Kalender instellen en afspraak inboeken

Alle stappen

1. Stap 1

   Kalender/Agenda

   In deze module leer je basisinstellingen van de kalender en het maken van een afspraak.

   

2. Stap 2

   Klik op het kalendericoon in de zwarte balk. Doe je dit met CTRL+klik, dan opent de kalender in een nieuw tabblad.

3. Stap 3

   Middels deze keuzes heb je inzage in de agenda van jezelf of die van één of meerdere collega's. De rechten tot elkaars agenda zijn geregeld bij de inrichting of worden aangepast door jullie beheerder.

   

4. Stap 4

   Middels het hamburgermenu kom je in dit keuzemenu.

   Klik op Instellingen.

   

5. Stap 5

   Maak hier een keuze of je dag, week, maand of lijstweergave.

   

6. Stap 6

   Klik op "Dag Week Maand Lijst"

   

7. Stap 7

   Kies hier je voorkeur qua tijdsindeling. De schaal op 30 min geeft in de agenda de gehele dag weer.

   

8. Stap 8

   Klik op "15 minuten 30 minuten"

   

9. Stap 9

   Kies hier het type notificatie voor de afspraak.

   Let op: de notificaties worden vanuit de browser gegeven. Hiervoor dient de browser de juiste rechten te hebben.

   

10. Stap 10

    Maak hier de koppeling met Office 365.

    

11. Stap 11

    Klik op here

    

12. Stap 12

    Sla de wijzigingen op.

    

13. Stap 13

    Open Kleurbeheer om de kleuren van de verschillende agenda's in te richten.

    

14. Stap 14

    Open het kleurenschema

    

15. Stap 15

    Kies een kleur.

    

16. Stap 16

    Bevestig de wijziging.

    

17. Stap 17

    Sla de wijziging op.

    

18. Stap 18

    Selecteer een tijdsblok voor een privéafspraak.

    

19. Stap 19

    Niet zakelijke afspraken zijn niet zichtbaar voor collega's qua inhoud.

    

20. Stap 20

    Eventueel is een herhaling mogelijk, bijvoorbeeld bij een vaste vrije middag.
    
    Sla vervolgens de afspraak op.

    

21. Stap 21

    Laten wij nu een afspraak inboeken voor een klant.

    

22. Stap 22

    Selecteer een klantdossier.

    

23. Stap 23

    Klik op kalender.

    

24. Stap 24

    Kies een tijdsblok in de kalender van jezelf of die van een collega.

    

25. Stap 25

    Kies een locatie waar de afspraak plaatsvindt. Laat deze leeg als de afspraak online is.

    

26. Stap 26

    De afspraak koppel je het liefst aan een product of dienst die de klant bij jou heeft afgenomen.

    

27. Stap 27

    Sla de afspraak op.

    

28. Stap 28

    Aangezien de afspraak vanuit een klantdossier is gemaakt, volgt een workflow. Kies het type afspraakbevestiging.

    

29. Stap 29

    De workflow zet een conceptmail klaar met een standaard tekst, welke door jullie beheerder centraal is aan te passen.

    

30. Stap 30

    Pas de mail eventueel aan en verstuur deze naar de klant.

    Hiermee is deze module afgerond.